In vielen Unternehmen entsteht ein großer Teil der täglichen Kommunikation durch E-Mails, die sich immer wieder ähneln.

• Ein Kunde fragt nach einem Angebot.

• Ein anderer erkundigt sich nach Lieferzeiten.

• Ein dritter möchte weitere Informationen zu einem Produkt.

Die Antworten unterscheiden sich oft nur in kleinen Details und trotzdem schreiben Mitarbeitende diese Nachrichten immer wieder neu.
Das kostet Zeit und führt häufig dazu, dass Antworten unterschiedlich formuliert sind, wichtige Informationen fehlen oder unnötig lange E-Mails entstehen.
Genau hier kann KI eine sehr praktische Unterstützung sein.

Nicht indem sie automatisch E-Mails verschickt, sondern indem sie hilft, klare Antwortstrukturen und wieder verwendbare Vorlagen zu entwickeln.

So entsteht Schritt für Schritt ein kleines Werkzeug für den Arbeitsalltag.

Warum wiederkehrende E-Mails ein idealer Einstieg für KI sind

Viele Unternehmen denken bei KI sofort an große Projekte wie:

• Automatisierung

• Prozessoptimierung

• Integration in Systeme

Doch oft liegt der größte Nutzen viel näher und beginnt mit einfachen Abläufen, welche an wirkungsvolle Use Cases heranführt und sie sichtbar werden lässt.

In vielen Teams lassen sich bereits mit wenigen Prompts kleine Werkzeuge entwickeln, die täglich Zeit sparen.

Wiederkehrende E-Mails sind ein gutes Beispiel.

Typische Fälle zu wiederkehrenden E-Mails sind zum Beispiel:

• Antwort auf Angebotsanfragen

• Information zu Lieferzeiten

• Terminbestätigungen

• Weiterleitung an Fachabteilungen

• Erste Rückmeldungen bei Supportanfragen

Wenn diese Antworten einmal sauber vorbereitet sind, müssen Mitarbeitende später nur noch wenige Details ergänzen.

Ein wichtiger Hinweis zum Umgang mit Daten

Auch wenn sich dieser Hinweis in mehreren Beiträgen dieser Reihe wiederholt, hat das einen guten Grund.

Gerade beim Arbeiten mit KI im Unternehmen ist der sorgfältige Umgang mit Daten einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Viele Leser steigen nicht beim ersten Teil ein oder lesen einzelne Beiträge unabhängig voneinander. Deshalb ist es sinnvoll, diesen Hinweis immer wieder zu geben.

In vielen Unternehmen werden KI-Systeme bereits im Alltag genutzt, oft ohne klare Richtlinien oder Schulungen. Dabei werden schnell Inhalte in ChatGPT oder ähnliche Systeme kopiert, ohne darüber nachzudenken, welche Informationen dabei übertragen werden.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Kundennamen

• Firmenbezeichnungen

• Produktdetails

• interne Projektnamen

• Kontaktinformationen

• Inhalte aus E-Mails oder Dokumenten

Wenn solche Daten in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden, ist häufig nicht nachvollziehbar, wie diese Informationen verarbeitet werden oder wo sie gespeichert werden. Ohne klare Regeln kann das zu Problemen mit Datenschutz, Dokumentationspflichten und internen Richtlinien führen.

Eine einfache und sichere Lösung ist die Verwendung von Platzhaltern wie zum Beispiel:

• Name → XXX

• Firma → XXX GmbH

• Produkt → Produkt X

Nachdem die Antwort oder der Text erstellt wurde, können diese Platzhalter wieder ersetzt werden.

So lässt sich KI im Arbeitsalltag nutzen, ohne sensible Informationen direkt weiterzugeben.

Gerade bei ersten Schritten mit KI ist dieser einfache Umgang mit Platzhaltern oft der sicherste Weg, um Erfahrungen zu sammeln und gleichzeitig in einem sauberen und verantwortungsvollen Rahmen zu arbeiten.

Der entscheidende Trick: Vorlagen statt Einzelprompts

Viele Menschen nutzen KI nur spontan. Sie öffnen ChatGPT und schreiben eine Anfrage.
Doch langfristig entsteht der größte Nutzen, wenn Prompts als kleine Werkzeuge gesammelt werden.

Ein einfacher Ansatz ist zum Beispiel eine kleine Sammlung von Prompts:

• für Angebotsanfragen

• für Terminbestätigungen

• für Lieferinformationen

• für interne Weiterleitungen

Diese können in einer einfachen Textdatei oder in einem KI-Projekt gespeichert werden.

Bei Bedarf wird der passende Prompt kopiert, ergänzt und genutzt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Angenommen, ein Unternehmen erhält regelmäßig Anfragen zu einem Produkt.

Eine typische E-Mail könnte so aussehen:

Guten Tag,

wir interessieren uns für Ihr Produkt und würden gerne wissen, ob eine Lieferung innerhalb der nächsten zwei Wochen möglich ist.

Außerdem würden wir gerne erfahren, ob Sie Mengenrabatte anbieten.

Mit freundlichen Grüßen

Hier kann KI helfen, eine klare Antwortstruktur zu entwickeln.

Prompt für wiederkehrende E-Mail-Vorlagen

"Du bist ein Assistent für professionelle Geschäftskommunikation.

Ich möchte eine E-Mail-Vorlage für wiederkehrende Kundenanfragen erstellen.

Der Zweck der E-Mail ist:

[Zweck einsetzen, z. B. Angebotsanfrage beantworten]

Bitte erstelle eine klare, professionelle Antwort-E-Mail mit folgenden Eigenschaften:

freundlicher Einstieg
klare und strukturierte Information
kurze und verständliche Formulierungen
professioneller Abschluss

Verwende Platzhalter für folgende Informationen:

[Kundenname]
[Produkt]
[Lieferzeit]
[Ansprechpartner]

Die E-Mail soll so formuliert sein, dass sie leicht angepasst werden kann."

Ein kleines Beispiel

Die KI könnte daraus zum Beispiel eine Vorlage entwickeln wie:

Sehr geehrte/r [Kundenname],

vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Produkt [Produkt].

Gerne informieren wir Sie über die aktuellen Liefermöglichkeiten. Eine Lieferung ist derzeit innerhalb von [Lieferzeit] möglich.

Sollten Sie weitere Fragen haben oder ein individuelles Angebot wünschen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ansprechpartner]

Ein kleiner Trick aus der Praxis

Ein besonders hilfreicher Ansatz ist es, die KI nicht nur eine Vorlage schreiben zu lassen, sondern mehrere Varianten.

Zum Beispiel:

• kurze Version

• ausführliche Version

• sehr freundliche Version für Neukunden

Ein zusätzlicher Prompt kann so aussehen:

"Erstelle drei Varianten dieser E-Mail.

Eine kurze Version mit maximal fünf Sätzen
Eine ausführliche Version mit mehr Kontext
Eine besonders freundliche Version für Neukunden

So entsteht eine kleine Auswahl, die Mitarbeitende je nach Situation nutzen können."

Ein weiterer Trick: Antworten strukturieren lassen

Ein häufiger Fehler in E-Mails ist, dass Informationen ungeordnet im Text stehen. KI kann helfen, eine Anfrage zuerst zu analysieren.

Ein Analyse-Prompt kann zum Beispiel so aussehen:

"Analysiere die folgende E-Mail und identifiziere:

die Hauptanfrage
eventuelle Nebenfragen
die wichtigsten Punkte für eine Antwort

Erstelle danach eine klare Struktur für die Antwort."

Danach folgt die eigentliche Nachricht.

Dieser Zwischenschritt sorgt oft für deutlich bessere Antworten.

Warum dieser Ansatz im Unternehmen funktioniert

Viele Mitarbeitende nutzen KI bereits im Alltag, doch ohne Struktur entstehen oft sehr unterschiedliche Ergebnisse.
Wenn Unternehmen beginnen, kleine Prompt-Werkzeuge zu sammeln, entsteht nach und nach eine interne Bibliothek.

Zum Beispiel:

• Analyse-Prompts

• E-Mail-Vorlagen

• ToDo Listen

• Recherche-Prompts

• Zusammenfassungs-Prompts

Damit wird KI nicht zu einem Experiment, sondern zu einem praktischen Werkzeug im Arbeitsalltag.

Ein weiterer Prompt Vorschlag für ein wöchentliches Projekt-Update

"Verfasse eine professionelle Einladung zu einem [Meeting-Typ, z.B.

wöchentliches Projekt-Update].

Ich bin [deine Position, z.B. Abteilungsleiter, Projektmanager] in einem

[Unternehmenstyp, z.B. IT-Startup] und organisiere regelmäßig diese

Meetings, um [Ziel, z.B. Fortschritte zu besprechen].

Das nächste Meeting findet am [Datum] um [Uhrzeit] im [Ort, z.B.

Besprechungsraum Alpha/virtuell via MS Teams] statt.

Bitte formuliere die Einladung [Ton, z.B. motivierend, klar, professionell],

weise auf die Agenda zur Vorbereitung hin und bitte um Zu- oder Absage

bis spätestens [Frist], damit ich optimal planen kann"

Ausblick auf den nächsten Teil4

Die meisten Mitarbeitenden starten ihren Tag mit einer langen Liste an Aufgaben, E-Mails, Notizen und spontanen Anforderungen. Häufig entsteht dabei ein Gefühl von Unübersichtlichkeit, weil wichtige Aufgaben, kleine Tätigkeiten und neue Anforderungen gleichzeitig auf dem Tisch liegen.

Genau hier kann KI eine überraschend hilfreiche Unterstützung sein.

Im nächsten Beitrag schauen wir uns an, wie sich mit einfachen Prompts aus ungeordneten Notizen, E-Mails oder Gedanken strukturierte To-do-Listen erstellen lassen.
So entstehen klare Prioritäten, übersichtliche Aufgabenlisten und konkrete nächste Schritte.

Denn oft liegt der größte Gewinn im Arbeitsalltag nicht in großen Automatisierungen, sondern in einer besseren Struktur der täglichen Aufgaben.

Unterstützung bei der Einführung im Unternehmen

Die Beispiele in diesem Beitrag zeigen, wie KI bereits mit einfachen Mitteln im Arbeitsalltag unterstützen kann. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass ohne klare Struktur, klare Regeln und eine sinnvolle Einführung schnell Unsicherheit entsteht.

Wenn Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen geordnet angehen möchten, unterstütze ich Sie gerne bei Analyse, Strukturierung, Schulung und der Entwicklung sinnvoller Anwendungsfälle.

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