Kurzbeschreibung
Ein strukturierter E Mail Prompt, der zuerst die richtigen Rückfragen stellt und daraus belastbare, wieder verwendbare E Mail Vorlagen für den Unternehmensalltag entwickelt.

E Mails mit KI meistern

Viele Mitarbeitende schreiben im Arbeitsalltag immer wieder ähnliche E Mails.

• Anfragen beantworten

• Informationen nachreichen
  Termine abstimmen

• Angebote ankündigen

• Rückfragen klären

• Gespräche nachfassen

Genau dort kann KI sehr viel Zeit sparen.

Das Problem ist nur:

Die meisten E Mail Prompts sind zu allgemein und dann entstehen Texte, die zwar freundlich klingen, aber nicht wirklich zum Unternehmen, zum Empfänger oder zur Situation passen.

Ein guter E Mail Prompt muss deshalb zuerst verstehen:

• Worum geht es eigentlich genau

• wer schreibt

• an wen

• mit welchem Ziel

• in welchem Ton

• und mit welchen inhaltlichen Grenzen

Deshalb nutze ich für E Mails im Unternehmen keinen Einzeiler, sondern einen zweistufigen Ansatz.

Zuerst klärt ChatGPT den Fall mit einigen gezielten Fragen, danach erstellt es daraus einen belastbaren Master Prompt, den Mitarbeitende immer wieder verwenden und weiterentwickeln können.

Warum dieser Ansatz besser funktioniert

Offizielle Prompt Leitlinien empfehlen, Ziel, Kontext und Erwartungen klar zu benennen und fehlende Informationen notfalls nachzufragen. Genau dadurch werden Ergebnisse konsistenter und nützlicher. Microsoft beschreibt außerdem ausdrücklich, dass gute Ergebnisse meist durch klaren Kontext und einen iterativen Austausch entstehen, nicht durch einen einzelnen knappen Prompt.

Im Unternehmensalltag ist das besonders wichtig, denn eine gute E Mail ist nicht einfach nur "nett formuliert".

Sie muss auch:

• klar

• anschlussfähig

• kontextbezogen

• zielorientiert und sicher verwendbar

sein.

Muss ich den Prompt jedes Mal neu schreiben?

Aber dann muss ich den ja immer wieder schreiben? das ist doch keine Automation. In Unternehmen funktioniert KI erst dann richtig gut, wenn Prompts nicht jedes Mal neu geschrieben werden, sondern als kleine Werkzeuge abgelegt sind.

Dafür gibt es drei einfache Möglichkeiten, die fast jedes Unternehmen sofort umsetzen kann.

1. Textdateien oder Dokumente

Prompts werden in einer einfachen Textdatei gespeichert. Zum Beispiel in einer Datei namens:

KI Prompts Vertrieb
KI Prompts Einkauf
KI Prompts Projektmanagement

Jeder Prompt bekommt eine kurze Überschrift und kann bei Bedarf per Copy Paste verwendet werden.

2. Strukturierte Dokumente oder Notizen

Viele Teams nutzen einfache Wissenssammlungen, zum Beispiel OneNote, Notion oder ein internes Dokument.

Dort können Prompts nach Aufgaben sortiert werden.

Beispiele

E Mail Antworten
Recherche
Meeting Zusammenfassungen
Projektberichte

3. Projekte innerhalb von ChatGPT

In neueren KI Arbeitsumgebungen lassen sich Prompts direkt in Projekten oder Arbeitsbereichen speichern.
So können Mitarbeitende ihre wichtigsten Prompts direkt im Arbeitskontext wiederverwenden und weiter verbessern.
Wichtig ist dabei weniger das Werkzeug, sondern die Idee dahinter:

Prompts sind kleine Arbeitswerkzeuge.

Und wie jedes Werkzeug werden sie besser, wenn man sie mehrfach nutzt und weiterentwickelt.
So entsteht nach und nach eine kleine interne Prompt Sammlung.

Mitarbeitende greifen dann einfach auf diese Vorlagen zurück und passen sie an die jeweilige Situation an.

Das spart Zeit, sorgt für konsistentere Ergebnisse und hilft Teams dabei, KI Schritt für Schritt sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Der E Mail Analyse Prompt

Diesen Prompt kannst du direkt verwenden. Er ist so aufgebaut, dass ChatGPT nicht sofort losschreibt, sondern zuerst die richtigen Informationen einsammelt.

Prompt:

"Du bist mein Assistent für professionelle Unternehmenskommunikation.
Deine Aufgabe ist es nicht, sofort eine E Mail zu schreiben.
Deine erste Aufgabe ist es, meinen Anwendungsfall zu verstehen und gezielt zu verbessern.
Arbeite in 4 Schritten.

Schritt 1

Stelle mir zuerst maximal [4-8] gezielte Rückfragen, damit du den E Mail Fall sauber verstehst.

Frage dabei nur nach Informationen, die für eine starke E Mail wirklich relevant sind.

Berücksichtige insbesondere diese Punkte:

1. Anlass der E Mail

2. Ziel der E Mail

3. Rolle des Absenders

4. Rolle des Empfängers

5. gewünschte Tonalität

6. gewünschte Länge

7. gewünschte Wirkung

8. heikle Punkte, die vermieden oder sensibel formuliert werden müssen

Wichtig:
Wenn ich sensible Unternehmensdaten, Namen, Adressen, Kundendaten oder interne Dokumenteninhalte nenne, erinnere mich daran, Platzhalter zu verwenden.

Schritt 2

Nachdem ich geantwortet habe, fasse meinen Fall strukturiert zusammen in diesen Feldern:

Anlass
Ziel
Absenderrolle
Empfängerrolle
Tonalität
Länge
kritische Punkte
gewünschte Wirkung

Schritt 3

Erstelle anschließend drei Ergebnisse:

A. Einen einmaligen E Mail Entwurf
B. Einen optimierten wieder verwendbaren Master Prompt für ähnliche E Mails
C. Eine kurze Copy Paste Version für den Alltag

Schritt 4

Bewerte die E Mail anschließend selbst anhand dieser Kriterien:

Klarheit
Freundlichkeit
Zielorientierung
Lesbarkeit
Unternehmensangemessenheit

Gib mir danach 3 konkrete Verbesserungsvorschläge.

Formatregeln:

• klare Absätze

• keine unnötigen Floskeln

• kein Marketington

• professionelle, natürliche Sprache

• falls sinnvoll: 2 Varianten erzeugen, eine sachlicher, eine etwas beziehungsorientierter

Starte jetzt mit Schritt 1 und stelle mir die Rückfragen."

Warum dieser Prompt besser ist als Standard Prompts

Der Unterschied liegt nicht im Wort "E Mail", sondern der Unterschied liegt in der Arbeitslogik.

Dieser Prompt zwingt ChatGPT dazu,

• zuerst zu verstehen

• dann zu strukturieren

• dann zu schreiben

• dann sich selbst zu prüfen

Genau das macht ihn im Alltag viel belastbarer.

Noch stärker: der Master Prompt Builder

Wenn du einen Schritt weitergehen willst, kannst du ChatGPT zusätzlich bitten, aus mehreren Beispielen einen persönlichen
E Mail Stil zu lernen.

Zusatz Prompt:

"Analysiere jetzt die folgenden 3 bis 5 E Mail Beispiele von mir.

Erkenne dabei:

• typische Tonalität

• Begrüßung

• Satzlänge

• Direktheit

• Höflichkeitsniveau

• Abschlussformeln

• typische Formulierungen

Erstelle daraus ein Stilprofil, das du künftig für meine E Mails verwendest.

Gib das Ergebnis in 3 Blöcken aus:

1. erkannter Stil

2. was daran professionell wirkt

3. Stilregeln für zukünftige E Mails

Wichtig:
Wenn Beispiele sensible Daten enthalten, ersetze sie zuerst durch Platzhalter."

Typische Einsatzfelder im Unternehmen

Dieser Ansatz funktioniert besonders gut bei:

• Antwort auf Erstkontakt

• Nachfassen nach einem Termin

• Rückfragen zu Angeboten

• Terminabstimmungen

• interne Abstimmungen

• Informationsmails an Kunden

• sachlich schwierige E Mails

• höfliche Absagen

• professionelle Nachfassmails ohne Druck

Wichtiger Hinweis zur Nutzung im Unternehmen

Auch bei E Mail Prompts sollten keine sensiblen Unternehmensdaten direkt eingegeben werden.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Kundennamen

• Adressen

• Vertragsinhalte

• personenbezogene Daten

• interne Projektinformationen

Arbeite stattdessen mit Platzhaltern wie:

• Kunde A

• Projekt X

• Unternehmen Y Produkt Z

Die tatsächlichen Inhalte können später manuell ergänzt werden.

Fazit

Der eigentliche Nutzen von KI im E Mail Alltag liegt nicht darin, blind Texte erzeugen zu lassen, sondern der Nutzen entsteht dort, wo Mitarbeitende den Fall sauber beschreiben gezielt Rückfragen beantworten und daraus einen wieder verwendbaren Kommunikationsprozess aufbauen.

Genau dann wird aus ChatGPT kein Spielzeug, sondern ein echter Arbeitshelfer.

Im nächsten Beitrag dieser Reihe geht es um einen zweiten, ebenso praktischen Anwendungsfall:

E Mails mit KI souverän beantworten
Wie Mitarbeitende eingehende E Mails schnell analysieren und professionell beantworten

Unterstützung bei der Einführung im Unternehmen

Die Beispiele in diesem Beitrag zeigen, wie KI bereits mit einfachen Mitteln im Arbeitsalltag unterstützen kann. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass ohne klare Struktur, klare Regeln und eine sinnvolle Einführung schnell Unsicherheit entsteht.

Wenn Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen geordnet angehen möchten, unterstütze ich Sie gerne bei Analyse, Strukturierung, Schulung und der Entwicklung sinnvoller Anwendungsfälle.

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