ChatGPT im Unternehmen sicher nutzen
Datenschutz, Shadow KI und verantwortungsvolle Nutzung
Künstliche Intelligenz wird zunehmend Teil des Arbeitsalltags.
Viele Mitarbeitende nutzen Tools wie ChatGPT bereits heute für:
- E-Mails
- Recherche
- Zusammenfassungen
- Ideenfindung
- Strukturierung von Informationen
Das kann den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Doch gleichzeitig entstehen neue Fragen.
- Welche Daten dürfen überhaupt in KI Systeme eingegeben werden
- Wie lassen sich Datenschutz und Unternehmensinteressen schützen
- Und wie kann KI sinnvoll genutzt werden, ohne unkontrollierte Nutzung entstehen zu lassen
Genau hier kommt ein Thema ins Spiel, das aktuell in vielen Unternehmen diskutiert wird:
Shadow KI.
Was Shadow KI bedeutet
Der Begriff Shadow KI beschreibt eine Situation, in der Mitarbeitende KI-Tools eigenständig im Arbeitsalltag nutzen,
ohne dass diese Nutzung im Unternehmen offiziell geregelt oder dokumentiert ist.
Das geschieht oft nicht aus böser Absicht.
Viele Mitarbeitende entdecken einfach selbst, dass KI ihnen bei Aufgaben helfen kann.
Zum Beispiel bei
- E-Mails formulieren
- Recherche
- Textstrukturierung
- Ideenentwicklung
- Zusammenfassungen
Die Nutzung entsteht also aus praktischen Gründen.
Problematisch wird es erst dann, wenn dabei sensible Informationen verwendet werden oder wenn das Unternehmen keine klare Übersicht darüber hat,
welche Tools im Einsatz sind.
Warum Shadow KI häufig entsteht.
Viele Mitarbeitende kennen Tools wie ChatGPT bereits aus ihrem privaten Umfeld und haben gelernt, wie sie diese für Recherche,
Texte oder Strukturierung von Informationen nutzen können.
Im Unternehmen selbst ist der Umgang mit KI dagegen häufig noch unklar.
Manchmal existieren noch keine offiziellen Lösungen.
Manchmal sind Tools wie Microsoft Copilot bereits vorhanden, werden jedoch kaum genutzt, weil Informationen oder praktische Schulungen fehlen.
In solchen Situationen greifen Mitarbeitende häufig auf das zurück, was sie bereits kennen.
Sie öffnen ihr privates ChatGPT Konto und nutzen es für Aufgaben im Arbeitsalltag.
Das geschieht meist aus einem ganz einfachen Grund, denn es ist vertraut und schneller verfügbar.
Genau an diesem Punkt entsteht jedoch häufig unbewusst sogenannte Shadow KI.
Denn sobald private KI Accounts für berufliche Aufgaben genutzt werden und dabei interne Informationen, Kundendaten oder Unternehmensinhalte
verarbeitet werden, können Datenschutz und Unternehmensrichtlinien berührt werden.
Deshalb ist es für Unternehmen sinnvoll, frühzeitig Klarheit zu schaffen.
Nicht durch Verbote, sondern durch einfache Regeln, Transparenz und praktische Schulungen.
So können Mitarbeitende KI sinnvoll nutzen und gleichzeitig sicher mit Unternehmensdaten umgehen.
Warum Unternehmen hier genauer hinschauen
Bei vielen KI-Systemen werden eingegebene Inhalte an externe Systeme übertragen und dort verarbeitet. Das ist zunächst kein Problem.
Viele digitale Dienste funktionieren heute genau so. Relevant wird es jedoch dann, wenn über diese Systeme Inhalte verarbeitet werden,
die für ein Unternehmen sensibel sind.
Dazu gehören zum Beispiel:
- personenbezogene Daten
- Kundendaten
- Textstrukturierung
- interne Dokumente
- Projektinformationen
Gerade im Arbeitsalltag geschieht dies häufig unbewusst. Mitarbeitende kopieren eine Anfrage in ChatGPT,
lassen sich eine E Mail formulieren oder analysieren ein Dokument, um schneller zu einer Lösung zu kommen.
Solange dabei keine sensiblen Inhalte enthalten sind, ist das meist unkritisch.
Problematisch wird es erst dann, wenn interne oder personenbezogene Informationen verarbeitet werden und das Unternehmen
keine klare Übersicht darüber hat, welche KI Tools im Einsatz sind und wie sie genutzt werden.
Genau hier entsteht häufig das Phänomen der sogenannten Shadow KI.
Mitarbeitende greifen auf bekannte Tools zurück, häufig auch auf private Accounts, weil diese schnell verfügbar sind und im Alltag bereits vertraut wirken.
Aus Sicht des Unternehmens kann dadurch jedoch eine Situation entstehen, in der Informationen außerhalb der eigenen Systemlandschaft verarbeitet
werden, ohne dass nachvollziehbar ist, wo und wie diese Daten weiterverwendet werden.
Unternehmen stehen deshalb zunehmend vor der Aufgabe, nicht nur neue Technologien einzuführen, sondern auch Transparenz über deren Nutzung im
Arbeitsalltag zu schaffen.
Neben Datenschutzanforderungen aus der DSGVO spielt dabei auch die allgemeine Dokumentationspflicht eine Rolle. Unternehmen müssen nachvollziehen
können, welche digitalen Systeme im Arbeitsalltag genutzt werden und wie mit Daten umgegangen wird.
Auch zukünftige Regelwerke wie der europäische AI Act zielen darauf ab, dass Organisationen den Einsatz von KI Systemen strukturierter betrachten und
Mitarbeitende im Umgang mit diesen Technologien entsprechend informieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass KI im Unternehmen problematisch ist. Im Gegenteil.
Künstliche Intelligenz kann viele Arbeitsprozesse erleichtern und Mitarbeitende bei Recherche, Strukturierung oder Kommunikation unterstützen.
Entscheidend ist nicht, ob KI genutzt wird, entscheidend ist, wie bewusst und strukturiert diese Nutzung erfolgt.
Unternehmen, die frühzeitig einfache Leitlinien formulieren und Mitarbeitende im Umgang mit KI schulen, schaffen Klarheit und können die Vorteile dieser
Technologien nutzen, ohne unnötige Risiken einzugehen.
Typische Risiken bei unkontrollierter Nutzung
In der Praxis entstehen Probleme meist durch kleine Dinge.
Zum Beispiel:
Ein Mitarbeiter kopiert eine Kundenanfrage vollständig in ChatGPT
Ein internes Dokument wird hochgeladen, um es zusammenfassen zu lassen
Projektinformationen werden analysiert
E-Mails mit personenbezogenen Daten werden verarbeitet
Viele Nutzer denken in diesem Moment nicht daran, dass diese Inhalte sensible Informationen enthalten können.
Deshalb ist es sinnvoll, frühzeitig einfache Regeln für den Umgang mit KI festzulegen.
Einfache Regeln für die sichere Nutzung von ChatGPT
Eine sichere Nutzung von KI im Arbeitsalltag ist oft einfacher, als viele denken. Ein paar Grundprinzipien helfen bereits sehr.
Keine vertraulichen Daten eingeben
Dazu gehören zum Beispiel:
- Kundennamen
- Adressen
- personenbezogene Informationen
- interne Dokumente
- Vertragsinhalte
- Projektinformationen
Hier sollte bevorzugt mit Platzhaltern gearbeitet werden, anstatt mit realer Daten. Es sollten neutrale Begriffe verwendet werden wie:
- Kunde A
- Projekt X
- Unternehmen Y
- Produkt Z
Die tatsächlichen Informationen können später manuell ergänzt werden.
Keine kompletten internen Dokumente hochladen. Wenn Inhalte analysiert werden sollen, können relevante Abschnitte anonymisiert verwendet werden.
Ergebnisse müssen in letzter Instanz immer vom Menschen geprüft werden.
KI kann bei der Strukturierung von Informationen helfen.
Die Verantwortung für Inhalte bleibt jedoch immer beim Menschen.
KI sinnvoll nutzen statt vermeiden
Es geht also nicht darum, KI im Unternehmen zu verbieten. Im Gegenteil, denn KI kann hier ein sehr hilfreiches Werkzeug sein.
Viele Aufgaben im Arbeitsalltag lassen sich damit effizienter gestalten.
Dazu gehören zum Beispiel:
- E-Mails strukturieren
- Informationen zusammenfassen
- Ideen entwickeln
- Recherche vorbereiten
- Dokumente strukturieren
Der entscheidende Punkt ist nicht die Nutzung selbst, sondern der entscheidende Punkt ist die Struktur der Nutzung.
Wenn Unternehmen klare Leitlinien definieren und Mitarbeitende verstehen, wie KI sinnvoll eingesetzt wird, entsteht ein echter Mehrwert.
Wie Unternehmen sinnvoll starten können
Ein guter Einstieg besteht oft darin, zunächst gemeinsam zu betrachten
- wo Mitarbeitende KI bereits nutzen
- welche Aufgaben sich besonders gut eignen
- welche Regeln für eine sichere Nutzung sinnvoll sind.
Oft reichen schon einfache Leitlinien und kurze Schulungen, um Klarheit zu schaffen. So entsteht aus spontaner Nutzung ein strukturierter und
verantwortungsvoller Einsatz von KI im Arbeitsalltag.
Fazit
Künstliche Intelligenz wird in vielen Bereichen des Arbeitsalltags eine immer größere Rolle spielen. Die Frage ist deshalb nicht mehr, ob KI genutzt wird.
Sondern wie.
Unternehmen, die frühzeitig klare Leitlinien schaffen und Mitarbeitende im Umgang mit KI unterstützen, können die Vorteile dieser Technologie nutzen
und gleichzeitig Risiken vermeiden.
So wird KI nicht zum unkontrollierten Experiment, sondern zu einem hilfreichen Werkzeug im Arbeitsalltag.
Wenn Sie wissen möchten, wo KI in Ihrem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann, lohnt sich oft ein kurzer Blick auf die vorhandenen Arbeitsabläufe.
In wenigen Minuten lässt sich bereits erkennen, wo erste praktische Anwendungen entstehen können.